Новости
news image

Факторы влияния на автоматизацию закупок

В предыдущей нашей статье мы рассказывали, с чего же стоит начать автоматизацию закупок и какая ее основная цель в компании. В данной статье мы раскроем еще несколько основных факторов, которые влияют на эффективность автоматизированных процессов и поделимся своим опытом, как их из «факторов влияния» трансформировать в «факторы помощи».

И так, выделяют три фактора влияния на автоматизацию закупок:

А. Уровень зрелости закупочных процессов.

В. Персонал.

С. ИТ архитектура и инфраструктура.

Рассмотрим каждый из этих факторов более детально.

А. Уровень зрелости закупочных процессов

1-й уровень — Базовый: «потребность» — «закупка» — «использование в работе».

Данный уровень присущ небольшим Компаниям, где чаще всего процесс не регламентируется, а осуществляется «по привычке». Для таких компаний отсутствие автоматизации закупочных процессов не является критичным, и, возможно, даже нет и необходимости внедрять какое-либо специализированное ПО. Достаточно будет использовать функциональность системы электронного документооборота или донастроить существующую ERP систему (например, 1С). Такая автоматизация будет стоить не дорого, но уже позволит формировать отчетность и консолидировать в одном месте информацию о поставщиках и договорах.

2-й уровень — Развитый: «инициация» — «выбор поставщиков» — «закупка» — «договорные взаимоотношения».

Для данного уровня зрелости процесса закупок автоматизация уже становится необходимой т.к. обрабатываются большой объем данных: заявки, маркетинговые заключения, тендерные сведения и предложения, договора, ковенанты, отчеты и т.д. Компании нужно задуматься о внедрении специализированного ИТ решения для автоматизации процессов закупок и обязательно обеспечить интеграцию данных с другими существующими системами.

3-й уровень — Продвинутый: «планирование» — «инициация» — «организация закупочных процедур» — «выбор поставщиков» — «договорная работа» — «реестры поставщиков и договоров» — «отчетность».

Компании с таким количеством процессов при недостаточной автоматизации теряют управляемость. И чем больше и чаще происходят закупки, тем менее эффективным становится ручное управление – повышается вероятность ошибок, потеря информации, недостоверность отчетности и т.д. На таком уровне зрелости процесса закупок автоматизация является обязательной! Перед выбором специализированного ИТ решения необходимо сформировать комплексное и детальное бизнес-требование для автоматизации, которое позволит получить ожидаемый эффект с оптимальным бюджетом.

 

В. Персонал

Во многих компаниях персонал работает с большим массивом данных в Excel таблицах, вводит вручную информацию, отслеживает ее, формирует отчетность.

И даже при наличии какой-либо ИТ системы, работники по принципу «исторически сложилось», дублируют информацию в обычных файлах и системах. В нашей практике, мы сталкивались со случаями, когда специалисты осознанно не переходили на автоматизированные процессы, боясь потерять свою ценность в компании и даже работу. Очень важно взаимодействовать с коллективом на всем жизненном цикле проектов по автоматизации. Обратите внимание на готовность персонала к изменениям и мотивируйте их привлекая к проектам и озвучивая стратегические цели Компании.

Чтобы управлять процессами в автоматизированном режиме, необязательно быть ИТ специалистом. Достаточно для работников подготовить четкую и последовательную инструкцию по работе с системой, описанный бизнес-процесс и регламент его выполнения.

В компаниях, которые ведут автоматизацию закупок на более высоком уровне, должны проводиться обучения для персонала, он-лайн и оф-лайн тренинги, т.к. ИТ системы постоянно обновляются и появляются новые модули и алгоритмы.

И что остается не менее важным – нужно в компании взращивать культуру «цифровизации», приучать персонал быть более инновационным и технологичным.

С. ИТ архитектура и инфраструктура

Для начала хотелось бы провести параллель между ИТ-бюджетом и ИТ-архитектурой. Чем больше в Компании ИТ-систем, тем больше затрат на их содержание (инфраструктура, лицензии, сопровождение и т.д.) и тем больше штат сотрудников ИТ подразделений. Современная ИТ-архитектура, это единая, экономически обоснованная и управляемая эко-система, которая нацелена на скорость, непрерывность и безопасность бизнеса.

Неправильно построенная ИТ-архитектура компании усложняет, в том числе, процессы закупок:

  • отсутствует интеграция данных с ERP системой, что не позволяет связать процессы планирования/бюджетирования с закупочной деятельностью
  • систему внутреннего контроля невозможно настроить для всего процесса из-за большого количества ПО, которое участвует в процессе
  • любое изменение шаблонов/ списков или алгоритмов требует большого количества времени и обязательного участия ИТ-специалистов (иногда платно привлекается аутсорс)
  • большое количество систем усложняет процесс их администрирования. Отсутствие истории изменений/доработок ПО, делает Компанию «зависимой» от конкретных работников

Чтобы всего этого избежать, современные Компании формируют ИТ-стратегии, в которых описывают не только обязательные правила управления и администрирования, но и связывают потребность бизнеса с реальными инструментами.

ИТ-стратегия формируется на 3-5 лет, но пересматривается каждые 6 месяцев. Динамично развивающиеся технологии должны мотивировать Компанию к непрерывному совершенствованию, однако оставлять неизменными принятые правила управления ИТ-архитектурой и инфраструктурой.

Это важная и необходимая тема из другой сферы.  Получить более подробную информацию по вопросам ИТ архитектуры и инфраструктуры Вы можете отправив запрос нашему эксперту в области ИТ Виталию Шицирули по адресу: v.shetsyruli@gpi.kz

Автор: Янина Гавижа