Автор:
IT Expert и GPI Group разработали и внедрили систему автоматизации бизнес-процессов для АО «Национальная компания «KAZAKH INVEST»
В последние годы экономика Казахстана росла рекордными темпами, опережая другие страны Центральной Азии, Россию и ЕС, незначительно уступая только Китаю. В данный момент страна является одним из мировых лидеров по привлечению прямых иностранных инвестиций. Kazakh Invest, созданный в 2017 году, взаимодействует со всеми инвесторами, как текущими, так и потенциальными. Цель компании – содействие устойчивому социально-экономическому развитию Республики Казахстан путем привлечения иностранных инвестиций в приоритетные секторы экономики и комплексного сопровождения инвестиционных проектов. Компания осуществляет свою деятельность в рамках глобальной государственной стратегии инвестиционного развития.
Одной из приоритетных задач данной стратегии являлось создание единого координационного центра инвестиционной деятельности Казахстана, который должен поддерживать и сопровождать развитие отраслей экономики. Для реализации данной задачи Kazakh Invest необходимо было разработать и запустить автоматизированный процесс управления проектами. Для решения данного вопроса была привлечена GPI Group – казахстанская компания, оказывающая консультационные услуги по диагностике, внедрению и повышению эффективности систем управления.
На сегодняшний день готовых решений и бизнес-моделей по управлению инвестиционными проектами не существует. Данная деятельность достаточно специфична и зависит не только от законодательства отдельно взятого государства, но и от стратегии инвестиционной деятельности. В связи с этим GPI Group организовала и провела для Kazakh Invest ряд стратегических сессий, где поэтапно обсуждались текущая инвестиционная стратегия страны, ведущие мировые практики и возможность их применения с учетом культурных особенностей ведения бизнеса. Создаваемая бизнес-модель должна была упростить и позволить автоматизировать процесс взаимодействия всех участников инвестиционной деятельности: владельцев бизнеса, инвесторов, дипломатов, министерств и ведомств.
После проведения стратегических сессий была сформирована дорожная карта по внедрению согласованной концепции управления инвестиционными проектами. Было определено, что работы по реализации базовых потребностей Фонда должны быть закончены уже через 3 месяца с момента начала работ. Все работы были разделены на 3 этапа:
I этап – Построение реестра бизнес-процессов и подготовка ключевых процессов к автоматизации
II этап – Выбор ИТ-решения
III этап – Автоматизация ключевых бизнес процессов
I этап. Построение реестра бизнес-процессов и подготовка ключевых процессов к автоматизации. На первом этапе необходимо было определить и изучить область задач, автоматизацию которых следовало провести в первую очередь. Консультантами GPI Group были проанализированы все бизнес-процессы компании, и, совместно с владельцами и участниками, были сформированы целевые карты и регламенты. На основании полученных карт процессов были подготовлены бизнес требования для последующего выбора ИТ решения и автоматизации.
II этап. Выбор ИТ-решения. В процессе поиска оптимальной ИТ-системы для компании эксперты GPI Group сформировали short list наиболее приемлемых решений на современном рынке с учетом их возможностей по удовлетворению требований заказчика. Для полноценного понимания и качественного отбора решения, производителям систем было поручено продемонстрировать несколько разработанных для компании процессов, не требовавших обширной проработки. По результатам презентаций готовых решений и коллективного обсуждения участниками проекта, из предложенных вариантов наиболее приемлемым была определена платформа bpm’online разработки компании Terrasoft. Учитывая то, что данный проект имеет степень важности государственного уровня и достаточно сжатые сроки, было принято решение пригласить ведущую копанию IT Expert, оказывающая услуги по ИТ консалтингу, аудиту, внешнему управлению процессами и обучению в области управления ИТ бизнес-процессами.
III этап. Автоматизация ключевых бизнес процессов
Данный этап стал самым трудоемким и сложным в процессе реализации проекта. Командам необходимо было учитывать особенности ИТ-архитекторы компании, важность защиты информации и доступность пользовательских форм. На данном этапе были выполнены следующие работы:
Разработка интерфейсов и функционала личного кабинета пользователя. Данный этап характеризуется созданием мощной подсистемы разграничения доступа в зависимости от статуса зарегистрированного участника. Обеспечение эффективного взаимодействия пользователей, находящихся на разных уровнях, стало одним из основных вызовов проекта. Пользователями создаваемой системы являются с одной стороны инвесторы, а с другой стороны, министры, заместители министров, акимы, послы, региональные и менеджеры проектов по странам.
Интеграция с внутренними системами call-центра, документооборота и существующей CRM-системой. Работы, проведенные на этом этапе, позволили предоставить пользователям широкие возможности, в том числе по работе с отчетностью и проверкой документов, и полностью автоматизировать работу с инвестиционным проектом на всех стадиях его жизненного цикла, от идеи до воплощения.
Реализация бизнес-процессов на выбранной платформе – всесторонняя автоматизация бизнес-процессов. В ходе этапа были автоматизированы процессы обработки запросов от инвесторов, их анализа, формирования, согласования и утверждения инициатив. Сформированы механизмы контроля обработки запросов и реализации проектов. Также для сокращения затрат на обслуживание процесса был создан комитет, который может курировать сразу несколько инициатив. После голосования комитета по инициативам, по замыслу бизнес-консультантов, формируется дорожная карта проекта – перечень всех необходимых работ с определением их исполнителей и сроков реализации. Ноу-хау на этом этапе стала возможность эффективно управлять дорожной картой, вносить и оперативно согласовывать изменения, получать всестороннюю информацию по проведению мероприятий в рамках дорожной карты, контролировать их своевременное исполнение.
Крупные инициативы, требующие детальной проработки и дополнительных согласований, в том числе с привлечением государственных и финансовых структур, получили название проекта. В рамках инвестиционных проектов огромную роль играет правильность оформления тендерной документации, корректное проведение транзакций и другие операции. Все эти действия, несмотря на их многослойность, стало возможно проводить, пользуясь единой системой управления бизнес-процессами.
Отличительной особенностью проекта по созданию системы управления бизнес-процессами в Kazakh Invest стало активное вовлечение непосредственных пользователей системы в процесс ее создания. Для этого на регулярной основе проводились фокус-группы, где обсуждались задачи системы в целом и отдельных процессов. Такой подход оказался успешным и по праву должен получить распространение в профессиональной среде, поскольку с самого начала внутри компании или организации должен быть идеолог проекта и команда вовлеченных сотрудников. Именно эти специалисты становятся обладателями экспертизы, понимают бизнес-логику процессов и поддерживают согласованный путь развития системы. В данном проекте командой GPI Group совместно с IT Expert, не только выполнялась роль консультантов и разработчиков, эксперты компаний уделяли максимальное количество времени обучению сотрудников компании. Это позволило избежать потери ресурсов и проводить тестирование системы непосредственно на профессиональном уровне в ходе ее создания, в он-лайн режиме учитывая все пожелания пользователей. Часть высказанных предложений не принималась, но пользователи, участвовавшие в фокус-группах, понимали почему тот или иной процесс, с точки зрения лучших мировых практик и особенностей конкретной организации, должен выглядеть именно так. Часть пожеланий наоборот оказалась ценной и была учтена в работе, обеспечив тем самым высокую удовлетворенность системой.
На данный момент система автоматизации бизнес процессов в Kazakh Invest полностью введена в эксплуатацию. Срок реализации проекта составил 4 месяца, что является одним из лучших результатов по критерию «сроки реализации проекта» в мировой практике.
Достигнутые результаты, работа в едином информационном поле, всестороннее взаимодействие экспертов и непрерывный обмен опытом, заложили прочную основу для объединения двух ведущих компаний в области ИТ-управления: GPI Group и IT Expert. Консолидация внушительных ресурсов компаний и создание единой GPI IT Expert означает появление на рынке организации, которая способна реализовывать сложные, амбициозные и часто нетривиальные проекты в области ИТ-менеджмента в соответствие с самыми высокими мировыми стандартами качества.
«Особенностью работы компании GPI Group является разработка уникальных бизнес-процессов и поиск наиболее гибкого решения для реализации поставленных задач. Проект по созданию единой системы управления бизнес-процессами в Kazakh Invest позволил нам в полной мере продемонстрировать действительно индивидуальный подход к решению задач клиента. Мы рады, что нам удалось найти баланс при создании столь масштабной системы: с одной стороны, качественно описать массив необходимых бизнес-процессов и проконтролировать их успешное внедрение, а с другой стороны, сделать это в кратчайшие сроки, не растягивая проект, что сохранило нашему клиенту некоторый объем важных ресурсов для реализации других задач», – комментирует Анна Марко, Партнер GPI Group.
«Компания IT Expert имеет целый ряд успешных проектов по внедрению системы управления бизнес-процессами в ряде крупных корпораций. Проекты такого уровня – это всегда вызов, ведь от того, на сколько грамотно построены бизнес процессы компании и на сколько эффективно используются ИТ-ресурсы, в итоге зависит финансовый результат деятельности любой компании. Для нас было большой честью работать над проектом в Kazakh Invest, потому что это масштаб уже не компании, это масштаб одной из самых быстро развивающихся стран. В этом контексте инвестиционная деятельность имеет колоссальное значение. Вместе с коллегами мы провели детальный аудит текущей ИТ-инфраструктуры, организовали бизнес-сессии и фокус-группы, детально проработали все поставленные перед нами задачи и получили отличный подтвержденный результат,» – отмечает Михаил Грибов, Управляющий партнер IT Expert.
«Совместный проект компаний GPI Group и IT Expert в интересах Kazakh Invest стал по многим причинам действительно уникальным. Во-первых, масштаб созданной системы. Во-вторых, стиль и методика работы экспертов. В-третьих, сроки реализации проекта и сроки введения системы в эксплуатацию. Столь серьезный результат был получен путем консолидации знаний, умений и опыта двух профессиональных команд. Объединение ресурсов компаний GPI Group и IT Expert, обеспечившее успешную реализацию проекта в Kazakh Invest, говорит о том, что появилась возможность внедрения подобных систем в национальных компаниях, государственных Фондах и крупных организациях не только в России и странах СНГ, но и за рубежом», – заявил Рустам Якупбаев, управляющий партнер GPI Group.
«В прошлом году, компания Kazakh Invest систематизировала работу с инвесторами, внедрила новые подходы для привлечения иностранных инвесторов, такие как таргетирование, «упаковка» нишевых инвестиционных проектов, а также запуск единого национального инвест-портала и внедрение передовой CRM-системы в целях обеспечения эффективной реализации и мониторинга инвестиционных проектов в Республике Казахстан. Теперь все данные об инициативах, проектах, инвесторах и обращениях консолидированы и актуализируются в единой электронной базе данных в режиме онлайн.
Мы благодарим команду профессионалов из компаний IT Expert и GPI Group за проделанную работу, вовлеченность и готовность решать нестандартные задачи. В кратчайшие сроки был создан продукт мирового уровня, позволяющий учитывать интересы всех сторон, участвующих в инвестиционной деятельности. Мы надеемся, на долгосрочное сотрудничество и развитие отношений с IT Expert и GPI Group в будущем», – заявил Рустам Исатаев, Заместитель председателя правления Kazakh Invest.
В последние годы экономика Казахстана росла рекордными темпами, опережая другие страны Центральной Азии, Россию и ЕС, незначительно уступая только Китаю. В данный момент страна является одним из мировых лидеров по привлечению прямых иностранных инвестиций. Kazakh Invest, созданный в 2017 году, взаимодействует со всеми инвесторами, как текущими, так и потенциальными. Цель компании – содействие устойчивому социально-экономическому развитию Республики Казахстан путем привлечения иностранных инвестиций в приоритетные секторы экономики и комплексного сопровождения инвестиционных проектов. Компания осуществляет свою деятельность в рамках глобальной государственной стратегии инвестиционного развития.
Одной из приоритетных задач данной стратегии являлось создание единого координационного центра инвестиционной деятельности Казахстана, который должен поддерживать и сопровождать развитие отраслей экономики. Для реализации данной задачи Kazakh Invest необходимо было разработать и запустить автоматизированный процесс управления проектами. Для решения данного вопроса была привлечена GPI Group – казахстанская компания, оказывающая консультационные услуги по диагностике, внедрению и повышению эффективности систем управления.
На сегодняшний день готовых решений и бизнес-моделей по управлению инвестиционными проектами не существует. Данная деятельность достаточно специфична и зависит не только от законодательства отдельно взятого государства, но и от стратегии инвестиционной деятельности. В связи с этим GPI Group организовала и провела для Kazakh Invest ряд стратегических сессий, где поэтапно обсуждались текущая инвестиционная стратегия страны, ведущие мировые практики и возможность их применения с учетом культурных особенностей ведения бизнеса. Создаваемая бизнес-модель должна была упростить и позволить автоматизировать процесс взаимодействия всех участников инвестиционной деятельности: владельцев бизнеса, инвесторов, дипломатов, министерств и ведомств.
После проведения стратегических сессий была сформирована дорожная карта по внедрению согласованной концепции управления инвестиционными проектами. Было определено, что работы по реализации базовых потребностей Фонда должны быть закончены уже через 3 месяца с момента начала работ. Все работы были разделены на 3 этапа:
I этап – Построение реестра бизнес-процессов и подготовка ключевых процессов к автоматизации
II этап – Выбор ИТ-решения
III этап – Автоматизация ключевых бизнес процессов
I этап. Построение реестра бизнес-процессов и подготовка ключевых процессов к автоматизации. На первом этапе необходимо было определить и изучить область задач, автоматизацию которых следовало провести в первую очередь. Консультантами GPI Group были проанализированы все бизнес-процессы компании, и, совместно с владельцами и участниками, были сформированы целевые карты и регламенты. На основании полученных карт процессов были подготовлены бизнес требования для последующего выбора ИТ решения и автоматизации.
II этап. Выбор ИТ-решения. В процессе поиска оптимальной ИТ-системы для компании эксперты GPI Group сформировали short list наиболее приемлемых решений на современном рынке с учетом их возможностей по удовлетворению требований заказчика. Для полноценного понимания и качественного отбора решения, производителям систем было поручено продемонстрировать несколько разработанных для компании процессов, не требовавших обширной проработки. По результатам презентаций готовых решений и коллективного обсуждения участниками проекта, из предложенных вариантов наиболее приемлемым была определена платформа bpm’online разработки компании Terrasoft. Учитывая то, что данный проект имеет степень важности государственного уровня и достаточно сжатые сроки, было принято решение пригласить ведущую копанию IT Expert, оказывающая услуги по ИТ консалтингу, аудиту, внешнему управлению процессами и обучению в области управления ИТ бизнес-процессами.
III этап. Автоматизация ключевых бизнес процессов
Данный этап стал самым трудоемким и сложным в процессе реализации проекта. Командам необходимо было учитывать особенности ИТ-архитекторы компании, важность защиты информации и доступность пользовательских форм. На данном этапе были выполнены следующие работы:
Разработка интерфейсов и функционала личного кабинета пользователя. Данный этап характеризуется созданием мощной подсистемы разграничения доступа в зависимости от статуса зарегистрированного участника. Обеспечение эффективного взаимодействия пользователей, находящихся на разных уровнях, стало одним из основных вызовов проекта. Пользователями создаваемой системы являются с одной стороны инвесторы, а с другой стороны, министры, заместители министров, акимы, послы, региональные и менеджеры проектов по странам.
Интеграция с внутренними системами call-центра, документооборота и существующей CRM-системой. Работы, проведенные на этом этапе, позволили предоставить пользователям широкие возможности, в том числе по работе с отчетностью и проверкой документов, и полностью автоматизировать работу с инвестиционным проектом на всех стадиях его жизненного цикла, от идеи до воплощения.
Реализация бизнес-процессов на выбранной платформе – всесторонняя автоматизация бизнес-процессов. В ходе этапа были автоматизированы процессы обработки запросов от инвесторов, их анализа, формирования, согласования и утверждения инициатив. Сформированы механизмы контроля обработки запросов и реализации проектов. Также для сокращения затрат на обслуживание процесса был создан комитет, который может курировать сразу несколько инициатив. После голосования комитета по инициативам, по замыслу бизнес-консультантов, формируется дорожная карта проекта – перечень всех необходимых работ с определением их исполнителей и сроков реализации. Ноу-хау на этом этапе стала возможность эффективно управлять дорожной картой, вносить и оперативно согласовывать изменения, получать всестороннюю информацию по проведению мероприятий в рамках дорожной карты, контролировать их своевременное исполнение.
Крупные инициативы, требующие детальной проработки и дополнительных согласований, в том числе с привлечением государственных и финансовых структур, получили название проекта. В рамках инвестиционных проектов огромную роль играет правильность оформления тендерной документации, корректное проведение транзакций и другие операции. Все эти действия, несмотря на их многослойность, стало возможно проводить, пользуясь единой системой управления бизнес-процессами.
Отличительной особенностью проекта по созданию системы управления бизнес-процессами в Kazakh Invest стало активное вовлечение непосредственных пользователей системы в процесс ее создания. Для этого на регулярной основе проводились фокус-группы, где обсуждались задачи системы в целом и отдельных процессов. Такой подход оказался успешным и по праву должен получить распространение в профессиональной среде, поскольку с самого начала внутри компании или организации должен быть идеолог проекта и команда вовлеченных сотрудников. Именно эти специалисты становятся обладателями экспертизы, понимают бизнес-логику процессов и поддерживают согласованный путь развития системы. В данном проекте командой GPI Group совместно с IT Expert, не только выполнялась роль консультантов и разработчиков, эксперты компаний уделяли максимальное количество времени обучению сотрудников компании. Это позволило избежать потери ресурсов и проводить тестирование системы непосредственно на профессиональном уровне в ходе ее создания, в он-лайн режиме учитывая все пожелания пользователей. Часть высказанных предложений не принималась, но пользователи, участвовавшие в фокус-группах, понимали почему тот или иной процесс, с точки зрения лучших мировых практик и особенностей конкретной организации, должен выглядеть именно так. Часть пожеланий наоборот оказалась ценной и была учтена в работе, обеспечив тем самым высокую удовлетворенность системой.
На данный момент система автоматизации бизнес процессов в Kazakh Invest полностью введена в эксплуатацию. Срок реализации проекта составил 4 месяца, что является одним из лучших результатов по критерию «сроки реализации проекта» в мировой практике.
Достигнутые результаты, работа в едином информационном поле, всестороннее взаимодействие экспертов и непрерывный обмен опытом, заложили прочную основу для объединения двух ведущих компаний в области ИТ-управления: GPI Group и IT Expert. Консолидация внушительных ресурсов компаний и создание единой GPI IT Expert означает появление на рынке организации, которая способна реализовывать сложные, амбициозные и часто нетривиальные проекты в области ИТ-менеджмента в соответствие с самыми высокими мировыми стандартами качества.
«Особенностью работы компании GPI Group является разработка уникальных бизнес-процессов и поиск наиболее гибкого решения для реализации поставленных задач. Проект по созданию единой системы управления бизнес-процессами в Kazakh Invest позволил нам в полной мере продемонстрировать действительно индивидуальный подход к решению задач клиента. Мы рады, что нам удалось найти баланс при создании столь масштабной системы: с одной стороны, качественно описать массив необходимых бизнес-процессов и проконтролировать их успешное внедрение, а с другой стороны, сделать это в кратчайшие сроки, не растягивая проект, что сохранило нашему клиенту некоторый объем важных ресурсов для реализации других задач», – комментирует Анна Марко, Партнер GPI Group.
«Компания IT Expert имеет целый ряд успешных проектов по внедрению системы управления бизнес-процессами в ряде крупных корпораций. Проекты такого уровня – это всегда вызов, ведь от того, на сколько грамотно построены бизнес процессы компании и на сколько эффективно используются ИТ-ресурсы, в итоге зависит финансовый результат деятельности любой компании. Для нас было большой честью работать над проектом в Kazakh Invest, потому что это масштаб уже не компании, это масштаб одной из самых быстро развивающихся стран. В этом контексте инвестиционная деятельность имеет колоссальное значение. Вместе с коллегами мы провели детальный аудит текущей ИТ-инфраструктуры, организовали бизнес-сессии и фокус-группы, детально проработали все поставленные перед нами задачи и получили отличный подтвержденный результат,» – отмечает Михаил Грибов, Управляющий партнер IT Expert.
«Совместный проект компаний GPI Group и IT Expert в интересах Kazakh Invest стал по многим причинам действительно уникальным. Во-первых, масштаб созданной системы. Во-вторых, стиль и методика работы экспертов. В-третьих, сроки реализации проекта и сроки введения системы в эксплуатацию. Столь серьезный результат был получен путем консолидации знаний, умений и опыта двух профессиональных команд. Объединение ресурсов компаний GPI Group и IT Expert, обеспечившее успешную реализацию проекта в Kazakh Invest, говорит о том, что появилась возможность внедрения подобных систем в национальных компаниях, государственных Фондах и крупных организациях не только в России и странах СНГ, но и за рубежом», – заявил Рустам Якупбаев, управляющий партнер GPI Group.
«В прошлом году, компания Kazakh Invest систематизировала работу с инвесторами, внедрила новые подходы для привлечения иностранных инвесторов, такие как таргетирование, «упаковка» нишевых инвестиционных проектов, а также запуск единого национального инвест-портала и внедрение передовой CRM-системы в целях обеспечения эффективной реализации и мониторинга инвестиционных проектов в Республике Казахстан. Теперь все данные об инициативах, проектах, инвесторах и обращениях консолидированы и актуализируются в единой электронной базе данных в режиме онлайн.
Мы благодарим команду профессионалов из компаний IT Expert и GPI Group за проделанную работу, вовлеченность и готовность решать нестандартные задачи. В кратчайшие сроки был создан продукт мирового уровня, позволяющий учитывать интересы всех сторон, участвующих в инвестиционной деятельности. Мы надеемся, на долгосрочное сотрудничество и развитие отношений с IT Expert и GPI Group в будущем», – заявил Рустам Исатаев, Заместитель председателя правления Kazakh Invest.
Комментариев ещё нет.