Автор: Заруи Агаджанян

Сегодня корпоративное управление заключается не только в организации деятельности Совета директоров (Наблюдательного совета), CEO, взаимоотношений между акционерами и соблюдением их прав, но и в эффективном взаимодействии его систем.

Система управления бизнес-процессами (СУБП) обеспечивает комплексный подход к управлению деятельностью компании, позволяя стандартизировать не отдельные функции, а целые бизнес-процессы и распределив взаимодействие людей и подразделений. На основании правильно построенной СУБП компания получает фундамент для непрерывного анализа и повышения эффективности деятельности.

Рассмотрим подробнее три модели управления бизнес-процессами:

A. Управление бизнес-процессами «в ручном режиме»,

B. Системный подход к управлению бизнес-процессами

C. Управляемая модель

A. Управление процессами «в ручном режиме»:

в отсутствии системной работы по управлению бизнес-процессами

• • не отлажены и не регламентированы бизнес-процессы
  • функционал и полномочия не распределены и не зафиксированы
  • руководитель напрямую участвует в выработке большинства операционных решений
  • не оценивается качество и уровень зрелости действующих процессов
  • отсутствуют ключевые показатели эффективности

• • максимальный уровень контроля за ходом процесса со стороны руководства
  • эффективно как временный и единоразовый инструмент точечной корректировки процесса

По мере развития организации, а также при возникновении дополнительной нагрузки такая модель управления приводит к снижению гибкости компании и спаду эффективности операционных задач: низкой скорости выполнения процессов, увеличению количества итераций при принятии решений, излишней вовлеченности ресурсов, росту операционных затрат и рискам в связи с нечетким распределением ответственности

B. Системный подход к управлению бизнес-процессами:

О том, что в компании реализуется системный подход к управлению бизнес-процессами, можно говорить в случае, если:

• • внедрены единые правила формализации всех бизнес-процессов
  • бизнес-процессы идентифицированы, классифицированы и регламентированы
  • их учет и мониторинг ведется в едином реестре
  • участники процессов действуют на основании четко распределенных функций и полномочий.

Помимо того, что в компании действуют механизмы анализа эффективности и постоянного совершенствования текущих процессов, благодаря систематизации в ней подготовлен фундамент для:

• • оперативного реагирования на изменения окружающей среды
  • адаптации бизнес-процессов, на которые подобные изменения влияют
  • выявления необходимости изменений в связанных процессах
  • реорганизации деятельности всех вовлеченных участников

• • не исполнение принципов внутреннего контроля в случае отсутствия выделенной роли процессного аналитика
  • по каждому бизнес-процессу компании необходимо провести полный и сложный цикл его регламентации
  • бизнес-процессы перенесены на «бумагу» в соответствии с принятыми стандартами, однако не учтена их актуальность и функциональность

С. Управляемая модель

Речь идет о «смешанном» типе управления, когда определены, стандартизированы и регламентированы базовые инструменты, «пилотируются» новые корпоративные инструменты, однако основная часть ключевых, а также не стандартных бизнес-процессов управляются непосредственно руководителем в операционном режиме. Такая модель обычно встречается в компаниях, которые находятся на этапе активного развития и/или перехода на новую бизнес-модель.

 Стоит отметить, что эффективность СУБП может значительно снижаться ввиду отсутствия культуры подобного управления. Ведь даже самыми досконально организованными процессами необходимо управлять, используя соответственно внедренные механизмы. А такая деятельность напрямую зависит от изменений в умах персонала, и иногда требуется достаточно долгое время, чтобы руководители и сотрудники стали думать и работать по-новому. Если в период внедрения процессного подхода владельцы бизнеса и топ-менеджмент не уделяют введению культуры процессного управления должного внимания, то СУБП вряд ли будет успешно создана.

Опыт передовых компаний показывает, что основой для успешного и долгосрочного внедрения процессного подхода является формирование определенной культуры управления на всех уровнях организации:

Фундамент для построения такой культуры заложен в самих принципах СУБП:

• комплексность управления – бизнес-процессы должны быть взаимосвязаны между собой и охватывать всю деятельность компании
• клиентоориентированность – в СУБП выделяются сквозные бизнес-процессы, ориентированные на удовлетворение потребности внутренних и внешних заинтересованных сторон
• персонализация ответственности за конечный результат – у каждого бизнес-процесса есть только один владелец, отвечающий за качество процесса и достижение целевых показателей эффективности
• стандартизация – использование единых правил моделирования бизнес-процессов
• оптимальность – бизнес-процессы компании должны быть регламентированы с детализацией, достаточной для понимания схемы взаимодействия всеми участниками.

Действуя в комплексе, данные принципы обеспечивают:

1. распределение ответственности, определение владельцев и участников бизнес-процессов, структурирование функций и полномочий, а самое главное – порядок их взаимодействия.
2. единые правила управления, исполнения и оценки бизнес-процессов и повышение качества результатов бизнес-процессов,
3. создание единого механизма контроля и организацию непрерывного совершенствования бизнес-процессов
4. контроль и учет бизнес-процессов в едином перечне – реестре бизнес процессов.

Основными этапами построения СУБП являются:

1. Формирование целевой модели управления

• • диагностика действующей системы управления
  • разработка концепции корпоративной системы управления БП

      2. Описание и создание системы

• • разработка методологической базы – внутренних документов, регулирующих СУБП
  • обучение персонала целевой модели СУБП
  • формирование единого реестра бизнес- процессов
  • идентификация и регламентация всех бизнес-процессов компании

      3. Непрерывное усовершенствование 

• • мониторинг эффективности СУБП
  • определение потенциальных зон для оптимизации процессов
  • реализация мероприятий по улучшению процессов

«Эффект от Business Process Management проявляется в сокращении трудозатрат и сроков проведения бизнес-операций. Кроме того, становится гораздо прозрачнее ответственность за результат участников процесса – за счет введения объективного контроля, KPI и нормативов» Артем Натрусов, Евраз (© Логика BPM и TAdviser)

 Ключевые цели СУБП

Три самые популярные цели, ради которых описываются бизнес-процессы: автоматизация, оптимизация и стандартизация бизнес-процессов, которые будут рассмотрены более детально в следующих статьях.