Автор: Янина Гавижа

«Нельзя усадить человека в болид
 Формулы 1 только потому, что 
у него есть водительское удостоверение»

Многие компании при осуществлении закупочной деятельности задавались вопросом об автоматизации. С чего начать? Что автоматизировать? Сколько это будет стоить?

Парадокс, но зачастую компании сразу же хотят «полный автомат» процессов закупок и не задумываются, нужно ли это и готовы ли люди работать по-новому.

Перед выбором ИТ-решения необходимо не только изучить предложения вендоров, но и сформировать конкретный перечень потребностей и ключевые показатели эффективности процессов закупок для Вашей компании.

Существует несколько факторов, которые влияют на эффективность автоматизированных закупочных процессов, но в первую очередь основным «фундаментом» в построении автоматизации является стратегия компании.

Часто мы видим, что стратегии имеют скорее «номинальный» характер и не позволяют сформировать дорожную карту для достижения поставленных целей. Правильная и «живая» стратегия должна содержать в себе не только коммерческие показатели, но и корпоративные пути для достижения целей Компании как полноценного и развивающегося игрока отрасли.

Так, например, если сама Компания и ее стратегия нацелены на общую автоматизацию всех процессов, то и автоматизация закупочной деятельности должна представлять собой комплексную работу с учетом ИТ архитектуры и инфраструктуры. Ведь процесс закупок – это одна из шестеренок часового механизма компании. Чтобы его запустить, нужно как минимум автоматизировать финансовую функцию, бухгалтерские процессы и договорную работу. Цель автоматизации — это не перейти к электронному документообороту, а сократить затраты, усилить внутренние контроли, ускорить процесс принятия решений и прочее.

Инициация автоматизации процессов закупок чаще исходит от самих сотрудников компании, однако ТОП-менеджмент не всегда поддерживает подобные проекты, поставив во главе угла продажи и сервис. Исходя из нашего опыта, выделим основные причины, почему проекты по автоматизации процесса закупок редко можно встретить в общем портфеле по повышению эффективности Компаний:

1. Необъективная оценка текущей ситуации. Сотрудникам Компании бывает сложно «со стороны» оценить сложившуюся ситуацию и понять/принять ошибки, которые необходимо исправлять, в том числе за счет автоматизации.

Решение: Необходимо выделить рабочую группу, которая займется анализом текущей ситуации с предоставлением наблюдений и рекомендаций по тому или иному процессу. Диагностика текущей ситуации может осуществляться как работниками компании, так и с привлечением внешних экспертов, которые смогут дать независимую оценку, рекомендации и план мероприятий по улучшению процессов. Результаты данной работы являются основой для формирования бизнес-требований для автоматизации бизнес-процессов.

2. Неоправданное финансирование. Да, автоматизация процесса закупок не является прямым каналом получения прибыли, а лишь позволяет сократить операционные риски. Однако, в данном случае, существует возможность оценить эффективность проекта с точки зрения полученного качественного эффекта.

Основные эффекты от автоматизации:

• Снижение сроков выполнения работ и процессов в целом: отчеты, аналитика и т.д.
• Повышение безопасности: снижается риска появления ошибок (минимизируется человеческий фактор)
• Повышение эффективности и улучшение качества работы сотрудников (скорость принятия решений, стандартизация документооборота и т.д)
• Систематизация всей информации Компании: формирование общедоступных реестров, баз данных и баз знаний
• Повышение культуры работы сотрудников (наличие разногласий и конфликтов между участниками процесса)

Решение: Предлагаем использовать проектное управление для автоматизации процесса закупок, что позволит сформировать ключевые показатели эффективности процесса, а также правильно подготовить компанию к будущим изменениям. Детальное планирование работ даст возможность привлечь все заинтересованные стороны, сформировать качественные бизнес-требования и выбрать наиболее подходящее программное обеспечение (как по стоимости, так и по его возможностям).

Правильно выстроенная стратегия – залог успешной реализации автоматизации. Но в начале статьи мы говорили, что есть и другие факторы, которые влияют на эффективность автоматизированных процессов. О них более детально мы расскажем в следующей нашей статье.