Автор: Максим Лим

Среди отечественных предпринимателей зачастую не уделяется должного внимания организации системы внутреннего контроля в деятельности компании. Для многих до сих пор внедрение данной системы – ненужная работа. Мы постарались разъяснить, как планомерные шаги по построению качественной системы внутреннего контроля в организации напрямую влияют на сохранность активов и их продуктивное использование. Также мы расскажем о ключевых ценностях и элементах системы внутреннего контроля, о порядке ее организации на предприятии, о преимуществах функционирования службы внутреннего контроля в структуре организации и проведении аудита на договорной основе.

Система внутреннего контроля: ключевые ценности

Достаточно ли для создания и развития преуспевающего бизнеса, способного выдержать жесткую конкуренцию как на внутреннем, так и на внешнем рынках, только финансовых вложений?

Международный опыт доказывает, что эффективности любого бизнеса способствует непрерывный, многоэтапный процесс с достаточными денежными вложениями и правильной организацией структуры компании. Речь идет о системе внутреннего контроля, позволяющей собственникам и менеджменту предприятия быть в курсе движения собственных активов компании и эффективно координировать каждый этап и область ее деятельности.

Разберем на примере. В малом бизнесе собственник, являющийся, как правило, одновременно руководителем компании, лично осуществляет контроль и участвует в ее деятельности (закупает необходимые материалы, приобретает недвижимость для офиса; самостоятельно назначает и контролирует работу сотрудников; координирует расчетные-денежные вопросы и т.д.).

Однако, с расширением бизнеса методика единоличного общего контроля деятельности предприятия приобретает тенденцию к снижению, и руководитель сталкивается со сложностями выполнения прежних задач. В связи с чем, возникает необходимость в делегировании полномочий. В таких обстоятельствах, внедрение инструментов внутреннего контроля способствует преодолению сложившихся трудностей в корпоративном управлении и дальнейшему росту компании.

В международной практике имеется множество толкований понятия «внутренний контроль». Нужно отметить, что данный термин, также, как и понятия «система внутреннего контроля» или «служба внутреннего контроля» еще не до конца привычны представителям казахстанского бизнеса. В целом, своим возникновением они обязаны аудиторской практике.

Система внутреннего контроля (СВК) — это свод правил, политик и организационных мер, применяемых компанией в целях упорядочения и повышения эффективности ведения хозяйственной деятельности, достоверности бухгалтерской и управленческой информации, соблюдения требований законодательства, включающий проверку и надзор за внутренними процессами компании.

Достижение указанных условий осуществляется посредством:

• неукоснительного исполнения требований законодательства;
• грамотного ведения бухгалтерского учета;
• своевременности и достоверности бухгалтерской и финансовой отчетности;
• предотвращения ошибок и искажения информации в учетных записях и внутренних процессах компании;
• учета и исполнения распорядительных документов;
• обеспечения сохранности имущества компании.

К ключевым задачам внутреннего контроля относятся:

• защита активов от мошеннических действий, в т.ч. кражи и растраты имущества;
• оценка показателей эффективности работы каждого работника, руководителя и деятельности компании в целом;
• прозрачность отчетной информации;
• системный контроль активности бизнес-процессов компании.

Безусловно, в зависимости от характера и масштабов бизнеса, система внутреннего контроля одной компании может существенно отличаться от другой. Но, однозначно, что она является эффективным инструментом корпоративного управления для всех компаний без исключения.

Элементы системы внутреннего контроля

Для любой системы внутреннего контроля характерны 5 элементов, которым она должна соответствовать.

Следует отметить, что представленные элементы соответствуют общепринятой в мировой практике модели внутреннего контроля COSO. Автором Концепции COSO выступил Комитет организаций–спонсоров Комиссии Тредвея (The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission), созданной в целях выработки рекомендаций для руководства по вопросам корпоративного управления,  деловой этики,  финансовой отчетности, внутреннего контроля, управления рисками компаний и противодействия мошенничеству. Согласно указанной модели внутренний контроль является неотъемлемой частью всех процессов в деятельности компании.

Контрольная среда

Контрольная среда является основой всех представленных элементов и отвечает за осведомленность и действия менеджмента относительно выстраивания данной системы. Control environment – это моральные ценности, управленческие навыки, честность и дисциплина работников и пр. Как правило, все это выражается посредством внедрения в компании профессиональных, этических и поведенческих стандартов (Кодекса этики), формирования организационной структуры с распределением и делегированием полномочий, определения зон ответственности персонала, в процессах непосредственного либо опосредованного участия собственника в управлении компанией, реализации кадровой политики и т.д.

Иными словами, контрольная среда «вырисовывает» четкое видение стратегии деятельности организации, «прописывает» обязанности должностных лиц подразделений, аккумулирует данные о всех имеющихся видах хозяйственной деятельности того или иного субъекта.

Оценка рисков

С определением цели бизнеса необходимо оценить внешние и внутренние риски компании. Здесь имеются в виду вероятность наступления и возможные негативные последствия рисковых событий, происходящих в процессе предпринимательской деятельности компании, с конкретным и своевременным выбором средств их идентификации, анализа и контроля относительно каждого риска. Полученные выводы, как правило, документируются (посредством составления «Матрицы рисков» или «Реестра рисков» и др.), составляются планы, программы. Что может войти в контрольные процедуры: анализ отчетов, а также различных финансовых и операционных данных, мероприятия по исполнению графика документооборота, документы о материальной ответственности, инвентаризация и пр.

При этом руководство компании вправе принять решение об отсутствии необходимости устранения некоторых рисков при их выявлении – из-за дорогостоящих средств контроля или по иным причинам.

Информация и коммуникации

Коммуникация принципиально важна для достижения целей корпоративного управления. Работники компании должны понимать, чего от них ждут и, как их обязанности связаны с деятельностью других. Подобные вопросы легко решаются благодаря согласованию должностных инструкций и созданию четких регламентов бизнес-процессов.

Не менее важна информация о контрагентах компании (поставщиках товаров, услуг, работ и пр.), в части правомерности их деятельности (например, наличие системы контроля качества производимой продукции и др.).

Что касается информации, необходимой для принятия решения уполномоченными органами управления или должностными работниками компании, она должна быть собрана и предоставлена своевременно. Не имеет значения – из внутренних или внешних источников.

Контрольные мероприятия

Руководство устанавливает систему контролирующих действий для предотвращения риска, связанного с каждой целью или областью деятельности компании. Контрольные действия включают в себя все те меры, которым должны следовать работники. К ним относятся:

• проверка результатов работы по областям, структурным подразделениям, направлениям деятельности;
• контрольные процедуры в отношении обработки информации;
• проверка обеспечения сохранности активов;
• распределение обязанностей и пр.

Мониторинг

Когда система внутреннего контроля действует на практике, организация периодически следит за ее эффективностью, чтобы можно было внести необходимые изменения в случае возникновения какой-либо серьезной проблемы.

Это могут быть как количественные, так и качественные подходы в оценке системы внутреннего контроля. В случае качественных подходов, речь идет о тестах оценки эффективности некоторых элементов СВК.

Кто может быть ответственен за мониторинг:

• внутренние аудиторы – работники компании;
• приглашенные аудиторы – эксперты специализированных (консалтинговых, аудиторских) компаний.

Рассмотрим наглядно плюсы и минусы данных способов:

3 стороны в обеспечении эффективности процедур внутреннего контроля

Принципиально важно учитывать, что все сотрудники, должностные лица и руководство компании несут общую ответственность за соблюдение системы внутреннего контроля.

Таким образом, в обеспечении эффективности системы внутреннего контроля ключевую роль играют следующие участники:

• Управление: создание и поддержание эффективной структуры внутреннего контроля зависит, прежде всего, от руководства компании.
• Совет директоров: обладая серьезными практическими навыками и знаниями, совет директоров контролирует исполнение сотрудниками установленных процедур, пресекая недобросовестность и возможные фальсификации.
• Аудиторы: оценивают эффективность структуры внутреннего контроля и выявляют, соблюдаются ли установленные бизнес-политики и действия должным образом.

 Н2. Как организовать систему внутреннего контроля на предприятии: пример

Разобравшись с терминологией, участниками и элементами системы внутреннего контроля, наступает весьма ответственный для менеджмента компании момент – понять, как выстроить работу соответствующей службы. На сегодня нет четких инструкций по внедрению принципов внутреннего контроля, регламентируемых государством, а потому самое правильное – изучить опыт передовых зарубежных стран.

В соответствии с международной практикой, организация внутреннего контроля на предприятиях выражается в следующих распространенных формах:

1. Служба внутреннего аудита;
2. Контрольно-ревизионная служба;
3. Приглашенные эксперты, на основе соответствующих договорных взаимоотношений;
4. Отдел контроля.

Выбирая один из вышеуказанных вариантов, руководителю компании важно сопоставить финансовые и трудовые ресурсы компании с масштабами бизнеса и конечной целью.

При этом необходимо ответить на 3 ключевых вопроса:

• ЗАЧЕМ нужна данная форма организации внутреннего контроля?
• какие ЗАДАЧИ она будет выполнять?
• СКОЛЬКО вложений вы готовы выделить для организации системы внутреннего контроля?

Обращаясь к международному опыту, наиболее актуальной и востребованной выступает Служба внутреннего аудита.

Причина – в широком охвате различного спектра вопросов, в том числе:

1. Своевременная идентификация рисков и слабых сторон в деятельности компании;
2. Анализ финансовой документации;
3. Определение скрытых резервов;
4. Непрерывный процесс контроля;
5. Контроль за реализацией полномочий работниками;
6. Мониторинг в части соблюдения исполнения требований законодательства;
7. Предоставление экспертных рекомендаций по улучшению эффективности работы;
8. Поддержка менеджмента на этапе разработки стратегии развития – как в текущей деятельности компании, так и во время кризиса;
9. Анализ уровня исполнения намеченных целей через сопоставление фактов с планами и т.д.

Внутреннего аудитора компании можно сравнить с доктором в соответствующей сфере, призванным разбираться с симптомами и точным диагнозом проблем в жизнедеятельности предприятия и назначать соответствующее эффективное лечение.

Особенно, служба внутреннего аудита незаменима в крупных компаниях со сложной внутренней организацией, многоступенчатым производственным процессом и большим штатом работников.

Кроме того, функции внутренних аудиторов являются важными при оценке и контроле соблюдения работниками политик и процедур компании. Так, ведение неточного или неполного бухгалтерского учета и отчетности в компании повышают в том числе, риски, связанные с возможными фальсификацией, растратой имущества и иными неправомерными действиями со стороны недобросовестных работников.

Вместе с тем, принимая во внимание недостатки внутреннего аудита, освещенные выше, следующей по востребованности формой системы внутреннего контроля выступает аудит на договорной основе.

В связи с тем, что GPI group является экспертом в области организации системы внутреннего контроля в компаниях разного уровня, мы считаем необходимым остановиться подробнее на преимуществах данного сотрудничества. Во-первых, у привлеченных экспертов отсутствуют близкие и доверительные связи с персоналом компании, поскольку они не состоят в штате компании. Это значит, что они выполняют свою работу максимально объективно и беспристрастно, опираясь исключительно на свои профессиональные знания. Во-вторых, сотрудничество с приглашенными аудиторами является эффективным как для крупных компаний, так и для представителей малого и среднего бизнеса, где потребность в соответствующих услугах особенно необходима при следующих условиях:

• Приобретение новой фирмы (акций/долей участия в уставном капитале другой компании);
• выявление хищений и иных неправомерных действий в деятельности компании.

Наконец, сотрудничество с независимыми организациями при построении СВК приносит ощутимую экономию для бюджета компании. Ведь, как правило, аудиторы являются одними из наиболее высокооплачиваемых работников в штате, и не всегда результаты деятельности службы внутреннего аудита в компании являются достаточно высокими, чтобы окупиться в полной мере.

Подводя итог вышесказанному, первостепенной является даже не охрана компании от рисков, а построение и интегрирование в компанию адекватной внутренней системы контроля, позволяющей упорядочить протекание всех бизнес-процессов в компании, данные управленческой, финансовой, статистической отчетности; обеспечить соответствие проводимых операций требованиям законодательства; разработать меры по своевременному практическому выявлению, анализу и устранению недостатков в деятельности компании; предупредить возможные внешние и внутренние риски, способствуя тем самым повышению продуктивности компании в целом на процессном уровне.

Нет смысла в концентрации на экспертном контроле операций – есть необходимость контролировать то, как построен и работает сам процесс и какие качественные изменения он претерпевает.

Регулярный мониторинг эффективности средств контроля дает возможность ремоделировать бизнес-процессы под стремительно меняющиеся условия как внешней, так и внутренней среды.