Автор: Янина Гавижа

Ежегодно компании теряют немалые деньги из-за злоупотреблений и недобросовестного выполнения своих должностных обязанностей работниками отдела снабжения.

Чтобы сэкономить и эффективно использовать денежные средства, многие компании используют систему контроля и мониторинга закупочной деятельности. Конечно же, такие системы имеют свою специфику и особенности в зависимости от сферы бизнеса и выбранной стратегии компании.

Для построения эффективной системы контроля и мониторинга отдела снабжения необходимо обратить внимание на четыре процесса:

• Планирование закупок
• Выбор поставщиков
• Мониторинг закупок и договорных отношений
• Мотивация работников отдела снабжения

1. Планирование закупок.

Речь идет о бюджете закупок и плане потребностей. Данный процесс поможет определить объемы закупок, их количество и стоимость. А также позволит заранее спланировать сроки по выбору поставщиков, закупке и доставке товаров, не прерывая операционную деятельность компании.

Без планирования можно столкнуться с тем, что недобросовестные менеджеры по снабжению могут закупать товары у «правильных» поставщиков в количествах, превышающих объемы для осуществления производственной и операционной деятельности. Поэтому при планировании закупок необходимо брать во внимание не только плановые количественные показатели (количество тонн песка, литров бензина, метров труб и т. д.), но и суммы, выделенные для закупки данных объемов товаров.

Для предупреждения злоупотреблений менеджерами по снабжению в компании должен быть утвержден и экономически обоснованный бюджет (план) закупок.

2. Выбор поставщика.

Ненадлежащее внимание к этому процессу также способствует менеджерам по снабжению выбрать «нужного» поставщика, заключить с ним сделку и получать свою выгоду. Особенно, когда речь идет о больших закупках, объемах и суммах.

Утверждать перечень поставщиков, среди которых проводится выбор на лучшее ценовое предложение, должна комиссия (список работников и подразделений может быть иным для каждой конкретной компании):

• работники отдела снабжения;
• работники подразделения экономической и финансовой службы;
• работники подразделения безопасности;
• работники юридической службы.

Часто в крупных компаниях создаются коллегиальные органы для принятия решения о выборе поставщиков, а сам процесс четко зарегламентирован: имеет свои принципы, инструменты и критерии оценки поставщиков. И, в итоге, решение о выборе потенциального поставщика принимается коллегиально и утверждается руководством.

3. Мониторинг закупок и договорных отношений.

Нужно отметить, что при составленном плане закупок и выбранных поставщиках, не стоит забывать и про мониторинг осуществляемых закупок. Процесс контроля исполнения бюджета и работы с поставщиками должен быть непрерывным и эффективным. Так, например, при согласовании той или иной закупки, нужно проверять ее целесообразность и потребность. Периодически в компаниях пересматривается план закупок и это нормально, особенно, если речь идет о компаниях, у которых план закупок составляется «аналогично» прошлогоднему, без проведенного анализа и понимания в реальной потребности.
Контролировать процесс закупок позволяют отчеты отдела снабжения. Руководство компании может проанализировать из них на сколько изменилась цена закупаемого товара, выполнение объемов и сроков закупок, полученные скидки и какова экономия от них.
Так же необходим мониторинг поставщиков для оценки рыночной стоимости закупки и соответствии ее уровню. Мониторинг по поставщикам может (а лучше – должно) проводить незаинтересованное в закупках подразделение (безопасности, финансов, аудита) компании.
Инструментами для мониторинга могут быть:
— сравнение цен у других поставщиков
— запрос цен у тех же поставщиков от лица «несуществующей» фирмы
— сравнение цен с аналогичными закупками (публичная публикация, гос. закупки)
Данный мониторинг позволит выяснить реальные цены на товары и получить понимание насколько поставщик может предлагать «интерес» для менеджеров по снабжению.
В итоге, необходимо провести анализ цен в заключенных договорах и сравнить с результатами проведенного аудита.
Результаты такого мониторинга направляются руководству компании для принятия соответствующих решений.

4. Мотивация работников отдела снабжения.

Для недопущения злоупотреблений и снижения коррумпированной составляющей, в отделе снабжения необходимо внедрить систему мотивации. Работников необходимо не только «отучить» брать откаты, но и заинтересовать в «прозрачной» работе, выполнении своих обязанностей на благо компании. Для этого в компаниях определяются основные KPI для работников (уровень обеспечения потребностей подразделений, оптимизация стоимости закупок, исполнение плана закупок и т.д.), выполнение которых может принести похвальную оценку руководства, и как следствие, годовую премию, повышение по службе и т.п.

Система контроля и мониторинга закупочной деятельности эффективна тогда, когда выстроены процессы, разработаны регламенты и процедуры, а рекомендации по ним выполняются всеми работниками отдела снабжения.
Менеджеры должны быть заинтересованы в поиске лучших предложений и поставщиков, получении скидок для компании и снижении затрат на закупки товаров. Руководство должно проявлять интерес к процессу закупок, участвовать в выборе поставщиков и мониторинге рынка. И помните: замотивированный работник – «прозрачный» работник!